Paperlogic ("Paperlogic", "wir", "uns", "unser") nimmt den Schutz personenbezogener Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir personenbezogene Daten erheben, verwenden, speichern, weitergeben und schützen, wenn Sie https://www.paperlogic.eu besuchen oder die Paperlogic-Plattform nutzen.
Paperlogic ist eine KI-gestützte Plattform für Dokumentautomatisierung und Workflows.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß DSGVO, BDSG, TDDDG und weiteren anwendbaren Datenschutzgesetzen.
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:
Paperlogic
Dreamloop Studio UG (haftungsbeschränkt)
Ulrich-Haid-Str. 7A
82229 Seefeld, Deutschland
Vertreten durch: Ümit Eroglu
Datenschutzkontakt: support@paperlogic.eu
2. Begriffsbestimmungen
Diese Erklärung verwendet Begriffe aus Art. 4 DSGVO, u. a. personenbezogene Daten, Verarbeitung, Verantwortlicher, Auftragsverarbeiter, betroffene Person und Einwilligung.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, z. B. Name, E-Mail, IP-Adresse, Kontodaten, Dokumentinhalte und technische Kennungen.
3. Was ist Paperlogic?
Paperlogic ist eine Plattform zum Erstellen und Ausführen KI-gestützter Dokument-Workflows.
Typische Anwendungsfälle sind Rechnungsprüfung, Dokumentvergleich, KYC-Prüfungen, Kontoauszugsanalyse, Vertragsanalyse, Dokumentklassifizierung, PDF-Extraktion und die Aufbereitung strukturierter Daten für ERP-, CRM- oder DMS-Systeme.
4. Unsere Rolle nach Datenschutzrecht
Je nach Kontext handeln wir als Verantwortlicher oder als Auftragsverarbeiter.
Beim Betrieb der Website, der Kontoverwaltung, Sicherheit, Support und Produktverbesserung handeln wir in der Regel als Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO).
Wenn Geschäftskunden eigene Daten über Paperlogic verarbeiten, handeln wir ggf. als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Weisung des Kunden und ggf. auf Grundlage einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung.
5. Kategorien personenbezogener Daten
Wir können folgende Datenkategorien verarbeiten:
- Website- und Nutzungsdaten (IP-Adresse, Browser-/Gerätedaten, Seitenaufrufe, Zeitstempel, Einwilligungsstatus)
- Kontaktdaten (Name, E-Mail, Unternehmen, Rolle, Nachrichteninhalt)
- Konto- und Zugriffsdaten (Authentifizierung, Profilinformationen)
- Workflow-Daten (Definitionen, Versionen, Knoten-Konfigurationen, Status)
- Dokumentdaten (Dateien, OCR-Ergebnisse, extrahierte Felder/Tabellen, Metadaten)
- KI-Ergebnisse (Klassifikationen, Validierungen, Vergleichsergebnisse, Konfidenzsignale)
- Ausführungs- und Protokolldaten (Runs, Schritte, Fehler, Zeitstempel, Diagnostik)
- Support-Kommunikation
6. Datenverarbeitung beim Website-Besuch
Wir verarbeiten technische Daten, die für Bereitstellung, Sicherheit und Optimierung der Website erforderlich sind.
Wir können Analyse- und Consent-Tools einsetzen, darunter Google Analytics, Google Tag Manager und Cookiebot by Usercentrics. Nicht notwendige Technologien werden nur mit Einwilligung genutzt.
7. Datenverarbeitung bei Nutzung der Plattform
Bei der Nutzung von Paperlogic verarbeiten wir die für Betrieb und Verbesserung erforderlichen Daten wie Workflow-Definitionen, Uploads, Ergebnisse, Logs und technische Metadaten.
Kunden sind dafür verantwortlich, dass für hochgeladene/verarbeitete Daten eine gültige Rechtsgrundlage besteht.
8. Dokumentverarbeitung und KI-Funktionalität
Paperlogic nutzt KI- und Dokumentverarbeitungstechnologien für OCR, Extraktion, Klassifikation, Vergleich, Validierung und strukturierte Ausgaben.
Je nach Konfiguration können u. a. folgende Anbieter eingesetzt werden:
- Azure AI Document Intelligence
- OpenAI API
KI-generierte Ausgaben können fehlerhaft oder unvollständig sein und eine menschliche Prüfung erfordern.
9. Zwecke der Verarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um:
- Website und Plattform bereitzustellen und zu sichern
- Dokument-Workflows auszuführen und strukturierte Ausgaben zu erzeugen
- Transparenzdaten zu Runs (Schritte, Logs, Diagnostik) vorzuhalten
- Support und Kundenkommunikation zu ermöglichen
- Missbrauch zu verhindern und Sicherheit zu gewährleisten
- Produktqualität und Bedienbarkeit zu verbessern
- Einwilligungen zu verwalten
10. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen)
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen)
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung)
Soweit wir als Auftragsverarbeiter tätig sind, erfolgt die Verarbeitung auf Weisung des Kunden gemäß Art. 28 DSGVO.
11. Dienstleister und Empfänger
Wir können Dienstleister für Hosting, Infrastruktur, KI, Analytics, Monitoring und Kommunikation nutzen, darunter:
- Vercel
- PostgreSQL-Datenbankhosting
- Prisma (ORM / Datenzugriff)
- OpenAI
- Microsoft Azure / Azure AI Document Intelligence
- Google Analytics / Google Tag Manager
- Cookiebot by Usercentrics
- Sentry
- E-Mail-/Kommunikationsanbieter
Eine Weitergabe erfolgt nur, wenn sie erforderlich ist, eine Einwilligung vorliegt oder eine gesetzliche Pflicht besteht.
12. Hosting, Datenbank und Infrastruktur
Paperlogic kann auf Vercel gehostet werden und nutzt PostgreSQL mit Prisma für Plattformdaten.
Soweit möglich, erfolgt Verarbeitung/Speicherung innerhalb der EU/des EWR. Bei Übermittlungen außerhalb der EU/des EWR werden geeignete Garantien (z. B. SCC) eingesetzt.
13. Fehler-Monitoring mit Sentry
Wir können Sentry zur Analyse und Behebung technischer Fehler verwenden. Dabei können u. a. IP-Adresse, Browser-/Gerätekontext, Fehlermeldungen, Stack Traces und betroffene URLs verarbeitet werden.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
14. Cookies und Tracking-Technologien
Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien für Kernfunktionen, Sicherheit, Consent-Verwaltung und Analyse.
Analyse-/Marketing-Cookies werden nur mit Einwilligung eingesetzt. Einwilligungen können jederzeit angepasst oder widerrufen werden.
15. Zahlungen
Aktuell verarbeitet Paperlogic keine Zahlungen über die Plattform.
Bei Einführung kostenpflichtiger Services wird diese Erklärung vorab aktualisiert.
16. Internationale Datenübermittlungen
Einige Dienstleister können Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeiten, z. B. in den USA.
In solchen Fällen setzen wir geeignete Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO ein.
17. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist.
Speicherfristen können je nach Datenkategorie variieren (z. B. Logs, Consent-Daten, Kontodaten, Workflow-/Dokumentdaten, Supportdaten).
18. Datensicherheit
Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, u. a. Transportverschlüsselung (HTTPS/TLS), Zugriffskontrollen, sichere Infrastrukturkonfiguration und Monitoring.
19. Verantwortung beim Dokument-Upload
Nutzende sind dafür verantwortlich, dass hochgeladene Dokumente rechtmäßig verarbeitet werden dürfen und geeignete Schutzmaßnahmen bestehen, insbesondere bei sensiblen Daten.
20. Automatisierte Entscheidungen
Paperlogic kann KI-gestützte Empfehlungen und Entscheidungssignale bereitstellen.
Sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart und rechtlich geprüft, trifft Paperlogic keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO.
21. Ihre Rechte nach DSGVO
Sie haben u. a. Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Widerruf erteilter Einwilligungen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte: support@paperlogic.eu
22. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
23. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir können diese Erklärung aktualisieren, wenn sich Dienste, Anbieter, Verarbeitungen oder rechtliche Anforderungen ändern.
24. Kontakt
Bei Fragen zum Datenschutz:
Paperlogic
E-Mail: support@paperlogic.eu
Rechtsträger: Dreamloop Studio UG (haftungsbeschränkt)
Adresse: Ulrich-Haid-Str. 7A, 82229 Seefeld, Deutschland
Vertreten durch: Ümit Eroglu